Agenda Web

  • Tipologia: SaaS
  • ID Scheda: SA-1610
  • Stato corrente: QUALIFICATA
  • Categoria: Servizi per cittadini, imprese e professionisti
  • Azienda fornitrice: Q-WEB srl
  • Referente commerciale: Giorgio Cicogna
  • Data di qualificazione: 09-03-2021 16:52

Descrizione generale del servizio

Agenda Web è l’applicativo per la Prenotazione e Gestione Online degli Appuntamenti con gli uffici della P.A., utilizzabile anche da smartphone e direttamente collegato al sito web comunale o all'eventuale “App del Comune”. Una piattaforma cloud unica e innovativa, che consente a Cittadini e Aziende di prenotare in pochi semplici click gli appuntamenti con gli operatori degli uffici comunali per l’adempimento delle pratiche, evitando così code o assembramenti agli sportelli. Il sistema consente ad Operatori comunali e Amministratori di organizzare in modo più proficuo il tempo destinato al pubblico, garantendo a Cittadini ed Aziende un servizio puntuale, efficiente e trasparente, grazie anche ad un calendario disponibilità condiviso e sempre aggiornato in tempo reale. www.agendaweb.it

Caratteristiche funzionali del servizio

  • Per il Cittadino: prenota online l'appuntamento, selezionando l’Ufficio Comunale tra quelli disponibili, il tipo di Pratica che desidera espletare, l'Operatore Tecnico tra quelli disponibili, Data e Ora dell'appuntamento tra gli orari di apertura sportello disponibili, eventuale inserimento note prenotazione, riepilogo prenotazione e conferma.
  • Per il Cittadino: accesso al cruscotto personale per gestione del prorpio profilo (dati anagrafici e di accesso) e degli appuntamenti, dove potrà: consultare la lista degli appuntamenti fissati e di quelli passati (archivio storico), fissarne di nuovi o disdire quelli già fissati.
  • Per il Comune/Ente: programmazione calendario delle disponibilità per ogni Operatore/Sportello (singolo giorno o periodo di tempo) e gestione delle prenotazioni pervenute
  • Per il Comune/Ente: organizzazione struttura dell'Ente (aree/uffici, capi uffici, tecnici, tipi di pratica, durata degli slot, variabili di sistema) e definizione diversi livelli di accesso e relativi permessi (operatore/sportello, responsabile di sede, amministratore di sistema, ecc.)
  • Per il Comune/Ente: Dirigenti e Amministratori possono consultare in qualsiasi momento e da remoto i dati relativi all’utilizzo del servizio di prenotazione online e capire l’effettivo carico di lavoro e occupazione di sportelli e risorse. Es: sedi, uffici e tecnici attivi sulla piattaforma, numeri relativi alle pratiche prenotate, in corso e concluse.
  • Notifiche automatizzate via e-mail con riepilogo dati prenotazione, sia al Cittadino per la conferma di avvenuta prenotazione/disdetta appuntamento, sia all'Operatore comunale selezionato per informarlo della nuova richiesta di appuntamento.

Benefici offerti dal servizio

  • Prenotazioni online sicure - L’applicativo web, collegato al sito istituzionale del comune e/o all'App del comune, funziona in modalità sicura. È uno strumento evoluto, pensato per rendere più efficienti e trasparenti le P.A.
  • Tecnologia moderna, veloce e intuitiva - Lo strumento è semplice e permette di eseguire le operazioni in pochi passaggi grazie ad un’interfaccia semplice e intuitiva, adatta ad un pubblico vasto ed eterogeneo.
  • Calendario condiviso, disponibile H24/7- Il calendario degli sportelli è sempre aggiornato e condiviso con gli utenti (Cittadini, Professionisti e Aziende) che possono visualizzare in tempo reale la disponibilità dei vari uffici e servizi, prenotando un appuntamento a qualsiasi ora del giorno, in qualsiasi luogo e da diversi dispositivi (computer, tablet, smartphone e APP).
  • Piattaforma ad uso esclusivo dell'Ente e tutto in Cloud - Ogni Ente o Comune ha la propria piattaforma dedicata ad uso esclusivo e non condiviso con altri Clienti. L’applicativo è domiciliato su Cloud e non impegna le risorse specifiche dell’Ente nell’acquisto di Server dedicati, sistemi di backup e personale sistemistico.
  • Flessibilità nella gestione di utenti, pratiche e ruoli - Con Agenda Web è possibile prenotare appuntamenti con tutti gli uffici del Comune. La grande flessibilità nella configurazione del sistema consente di assegnare diverse funzionalità, slot di tempo delle pratiche e permessi ai vari tipi di utenti a seconda delle esigenze dell’Ente: tecnico ufficio, capo ufficio, amministratore di sistema.

Piattaforma Cloud attraverso la quale è erogato il servizio

Amazon AWS

Cloud Deployment Model

Public Cloud

Infrastruttura Cloud su cui è basato il servizio

  • Infrastruttura di un fornitore terzo qualificato come CSP
    • AMAZON WEB SERVICES EMEA SARL

Sono richiesti prerequisiti?

I prerequisiti riguardano altri servizi Cloud?

No

Eventuali altri prerequisiti

  • Browser

Esistono dipendenze?

Le dipendenze riguardano servizi Cloud?

No

Canali disponibili per il supporto tecnico

  • E-mail: Disponibile
  • Ore supporto: 8.30-12.30 14.00-18.00 dal Lunedì al Venerdì (eventuale sabato mattina su richiesta)
  • Telefono: Disponibile
  • Ore supporto: 8.30-12.30 14.00-18.00 dal Lunedì al Venerdì (eventuale sabato mattina su richiesta)
  • Sistema di on-line ticketing: Disponibile
  • Ore supporto: 8.30-12.30 14.00-18.00 dal Lunedì al Venerdì (eventuale sabato mattina su richiesta)
  • Web chat: Non Disponibile
  • Assistenza on-site: Non Disponibile
  • Assistenza remota: Disponibile
  • Ore supporto: 8.30-12.30 14.00-18.00 dal Lunedì al Venerdì (eventuale sabato mattina su richiesta)
  • Eventuale altro canale (specificare): Non disponibile

Tempi di attivazione e disattivazione del servizio

  • Tempo di attivazione: 10 gg
  • Tempo di disattivazione: 10 gg

Modalità e processo di attivazione

Raccolta requisiti, organizzazione uffici, tipologie di pratiche, slot di tempo delle pratiche e permessi ai vari tipi di utenti a seconda delle esigenze dell’Ente: tecnico ufficio, capo ufficio, amministratore di sistema. Configurazione del gestionale da parte di Q-Web. Creazione Utenti con rispettivi permessi, email, Uffici e personalizzazione ambiente di lavoro.

Modalità e processo di disattivazione

Terminato il contratto o in caso di volontà di non rinnovarlo, il servizio viene chiuso all'utilizzo da parte dei cittadini. Per 60 giorni l'Ente può accedere al portale con funzionalità limitate per scaricare i dati relativi agli appuntamenti. Dopo 60 giorni il servizio viene spento definitivamente.

Estrazione dei dati a seguito di disattivazione

Su richiesta del Cliente, la copia dei dati viene resa disponibile all'Ente entro i tempi di disattivazione dell'applicativo in formato standard (XLS e CSV). Gli archivi temporanei vengono mantenuti sull’area riservata per il tempo strettamente necessario alla riconsegna al Cliente.

Dati esportabili

  • Formato dei dati esportabili: XLS, CSV
  • Dati derivati (configurazioni, template, log, ecc.): N.A.

Formati in cui è possibile estrarre i dati

XLS, CSV

Estrazione e formati di altri asset (in seguito a disattivazione)

N.A.

Indicare quali delle seguenti modalità di fruizione del servizio sono supportate

  • Web Browser
  • App Mobile

Specificare i browser supportati

  • Explorer (Internet Explorer 10+)
  • Firefox (Firefox 38+)
  • Chrome (Chrome 45+)
  • Safari (Safari 9+)
  • Opera (Opera 30+)

Differenze nella fruizione del servizio tra la versione Mobile e la versione Desktop

L'applicativo è responsive e può essere utilizzato in egual modo sia da computer desktop sia da dispositivi mobile, garantendo le stesse funzionalità: accedendo nella sezione dedicata, in pochi passaggi l'utente seleziona l'ufficio di riferimento, la pratica che intende espletare e l'operatore comunale, sceglie data e ora dell'appuntamento consultando il calendario delle disponibilità e conferma la prenotazione nell'ultima pagina di riepilogo. Le richieste di prenotazione verranno automaticamente inserite nel gestionale, che invierà una mail di conferma di avvenuta prenotazione sia al Cittadino che all'Operatore comunale. L'applicativo può essere integrato nel modulo "App del Comune" per iOS e Android. L'App, se richiesta dall'Ente, è destinata solo ai cittadini, a differenza della versione web che ha una parte dedicata per gli operatori e amministratori.

Documentazione tecnica

Guida in formato PDF sull'utilizzo dell'applicativo fornita al cliente. Sito web dedicato all'applicativo: https://www.agendaweb.it Per gli utenti autenticati, nel pannello del back-office sono disponibili dei tutorial, che spiegano l'utilizzo dell'applicativo al cliente. Non è presente un link perché disponibili solo per gli utenti registrati (es.: https://nomedominio_installazionecliente/areaop/faq.php)

Formati in cui è disponibile la documentazione tecnica (Selezionare una o più voci dall'elenco)

  • Disponibile e navigabile su Web (https://www.agendaweb.it/documentazionetec/ManualeOperativo_AgendaWeb.pdf)
  • Disponibile in formato/i consultabile/i offline (PDF)

Elenco delle lingue in cui è disponibile la documentazione

  • Italiano

API di tipo REST/SOAP disponibili per il servizio

  • E' disponibile l'endpoint REST (https://demo.agendaweb.it/api)
  • Sono presenti meccanismi di autenticazione per le API (OAuth2)
  • Viene fornita la documentazione delle API in formato Web (https://demo.agendaweb.it/api)
  • Viene fornita la documentazione delle API in altri formati (json)
  • E' presente un ambiente di test delle API (https://demo.agendaweb.it/api/listaservizi/tokencittadino1)

Funzionalità invocabili tramite API e funzionalità che non sono accessibili via API

Queste sono le funzionalità invocabili tramite API REST (Json) attualmente in fase di sviluppo/test (rilascio previsto nel T1 2021) Le funzionalità invocabili tramite API per il Cittadino, utilizzando il tokencittadino1, sono: - lista prossimi appuntamenti (https://demo.agendaweb.it/api/listaappuntamenti/tokencittadino1) - lista appuntamenti passati (https://demo.agendaweb.it/api/listaappuntamentipassati/tokencittadino1) - lista uffici e tipologie di pratiche/servizi (https://demo.agendaweb.it/api/listaservizi/tokencittadino1) Le funzionalità invocabili tramite API per i Tecnici Comunali, utilizzando il tokentecnico1, sono: - lista prossimi appuntamenti (https://demo.agendaweb.it/api/listaappuntamenti/tokentecnico1) - lista appuntamenti passati (https://demo.agendaweb.it/api/listaappuntamentipassati/tokentecnico1) - lista uffici e tipologie di pratiche/servizi (https://demo.agendaweb.it/api/listaservizi/tokentecnico1)

Specificare le piattaforme abilitanti supportate dal servizio

  • SPID

Elenco di procedure per garantire la reversibilità del servizio SaaS.

  • Dal termine del contratto o nel caso di non rinnovo, il Cliente può accedere al backoffice dell’applicativo per 60 giorni per scaricare i dati relativi alle prenotazioni ricevute. Negli stessi 60 giorni il cliente può fare richiesta tramite PEC per ricevere ulteriori dati presenti nella piattaforma di cui è titolare (ogni cliente ha un proprio spazio web e database a lui dedicato), quali: elenco xls di tutte le prenotazioni, elenco xls di utenti, uffici, tipi di pratica. Trascorsi i 60gg, Q-Web provvederà ad eliminare definitivamente tutti i dati dell’Ente e i dati personali inseriti di qualsiasi utente.

Scalabilità del servizio

  • E' prevista la scalabilità del servizio:
  • La scalabilità del servizio è di tipo automatico: No

Modalità e condizioni previste per la scalabilità del servizio

Ogni cliente ha un proprio hosting cloud dedicato, sovradimensionato in base al suo volume di utilizzo. I servizi cloud di Q-Web sono ubicati su AWS Amazon, sui quali vengono eseguiti backup giornalieri. Durante la nostra pluriennale esperienza con una gran moltitudine di clienti, non è mai stato necessario ampliare le risorse dell'hosting. Tuttavia, è possibile ampliare manualmente spazio e risorse dedicate, a seconda delle esigenze del cliente e alla velocità del servizio richiesto.

Strumenti di monitoraggio delle risorse a consumo associate al servizio, dei costi e della qualità del servizio

All'interno dell'applicativo sono presenti diverse sezioni per visualizzare in tempo reale le metriche principali relative all'utilizzo della piattaforma, in particolare: - dashboard con informazioni generali sulle risorse attive (aree e settori, tecnici, professionisti registrati, cittadini registrati, prossimi appuntamenti, appuntamenti conclusi) - gestione di tutti i prossimi appuntamenti - storico degli appuntamenti conclusi - gestione calendario per ciascun operatore Il servizio cloud messo a disposizione da Q-Web per ogni cliente è del tipo "all inclusive". I costi di gestione non sono calcolati a consumo, bensì a canone annuale stabilito da contratto iniziale in base alle dimensioni del Comune / Ente, senza quindi subire variazioni in base ad un utilizzo maggiore o minore. Q-Web garantisce elevati standard di qualità del servizio hosting Agenda Web, con controlli automatici periodici sull'efficienza del servizio cloud, assicurando così la continuità dell'applicativo e la qualità del servizio erogato. Hosting con il 99,5% di uptime.

Metriche e statistiche disponibili

- Tempi presa in carico - Firewall events - Bandwith usage - HW Resource (CPU/RAM/DISK) - Service availability

Report disponibili

Oltre alle statistiche complete e in tempo reale presenti nel backend dell'applicativo, a cui hanno accesso dirigenti e amministratori del Comune / Ente, su richiesta Q-Web può fornire al cliente report di tipo sistemistico, contenenti dati relativi all'utilizzo da parte di cittadini e uffici, trend e cambiamenti rilevanti, eventuali idee e spunti su azioni migliorative delle performance del sistema.

Livelli di servizio garantiti da dichiarare obbligatoriamente

  • Availability (in percentuale): 99,5%
  • Maximum First Support Response Time (in minuti): 120

Monitoraggio dello stato del servizio e notifiche

  • E' disponibile il monitoraggio in tempo reale dello stato del servizio?:
  • Sono disponibili delle notifiche via SMS/email per gli eventi di indisponibilità del servizio?:

Controllo dell'Acquirente sulla gestione dei dati

  • L'Acquirente ha la possibilità di scegliere la localizzazione dei siti in cui verranno memorizzati e processati i dati?: No
  • L'Acquirente ha a disposizione procedure per la cancellazione permanente dei dati?:

Meccanismi di autenticazione degli utenti supportati

Autenticazione https classica

Possibilità di configurazione/customizzazione dei meccanismi di autenticazione

No

Disponibilità di autenticazione a 2 fattori

No

Politiche di accesso alle informazioni in audit

  • In tempo reale: No
  • Differenziata tra utilizzatori e fornitore: No
  • Tempo minimo di conservazione delle informazioni di audit: 6 mesi
  • Tempo massimo di conservazione delle informazioni di audit: 12 mesi
  • Tempo minimo di conservazione dei log di servizio: 6 mesi
  • Tempo massimo di conservazione dei log di servizio: 12 mesi

Elementi che concorrono alla determinazione del prezzo (parametri)

Nome parametro Unità di misura Quantità minima
Parametro 1 Numero abitanti Abitante 500
Parametro 2 Durata del contratto Mese 6
Parametro 3 Numero moduli attivati Modulo 1

Prezzo base del servizio

  • Prezzo base in euro (in euro): 500
  • Eventuale costo di attivazione (in euro): 500

Altre condizioni

Eventuali integrazioni con altri software sono valutati sulla base della complessità del progetto. Il prezzo del servizio e il costo di attivazione sono parametrizzati per fasce di abitanti e numero di moduli opzionali attivati. Per una valutazione commerciale sui requisiti specifici dell'ente, inviare richiesta tramite apposito form alla seguente pagina web: https://www.agendaweb.it/contacts/

Esecuzione dei test OWASP

  • Le componenti che costituiscono il servizio SaaS sono state sottoposte ai test OWASP prima della loro immissione in produzione e successivamente su base periodica?:
  • Relativamente all'ultima esecuzione dei testi di cui alla "OWASP Testing Guide v.4" le componenti del servizio SaaS sono risultate esenti da vulnerabilità:

Tempistiche per la presa in carico e gestione delle segnalazioni

Entro 8 ore lavorative verranno prese in carico le ordinarie richieste di manutenzione. Eventuali malfunzionamenti bloccanti segnalati tempestivamente verranno presi in carico ed elaborati immediatamente, durante gli orari lavorativi.

Localizzazione dei data center

Localizzazione (anche parziale) all'interno del territorio italiano