ACTAKEEP

  • Tipologia: SaaS
  • ID Scheda: SA-2337
  • Stato corrente: QUALIFICATA
  • Categoria: Servizi interni alle PA, Gestione documentale
  • Azienda fornitrice: Actainfo di Addari Igino sas
  • Referente commerciale: Igino Addari
  • Data di qualificazione: 22-04-2022 10:01

Descrizione generale del servizio

Applicativo saas dedicato alla gestione in cloud degli adempimenti previsti dalle "Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici" emanate da AGID, in vigore dal 1 gennaio 2022.

Caratteristiche funzionali del servizio

  • Aggiornamento della piattaforma sulla base delle disposizioni emanate da AGID in materia di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
  • Gestione delle schede dei Metadati per la conservazione digitale dei documenti informatici
  • Gestione e Aggiornnamento del Manuale della gestione documentale, del Manuale di Conservazione e dei loro allegati.
  • Gestione di Auditing e verifiche sull'attuazione degli adempimenti sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
  • Gestione di adempimenti e verifiche a carico dell'Ufficio Conservazione, Ufficio Protocollo e altri Uffici coinvolti nella di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
  • Workflow documentale con messaggi tra il servizio di supporto e gli Uffici interessati per l'attuazione degli adempimenti e la rendicontabilità del servizio di supporto prestato.
  • Gestione dello scadenzario degli obblighi previsti in materia di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Benefici offerti dal servizio

  • Il software è ideale per lavorare da remoto e in smart working.
  • Il pannello di controllo permette l'accesso immediato a tutte le funzioni dell'applcativo che vengono gestite da un cruscotto.
  • Funzioni di archiviazione, stampa, videoconferenza e log delle attività interne all'applicativo.
  • Gestione della messaggistica ordinaria e pec con accesso diretto al software di conservazione digitale dei documenti informatici..

Piattaforma Cloud attraverso la quale è erogato il servizio

Aruba Cloud

Cloud Deployment Model

Public Cloud

Infrastruttura Cloud su cui è basato il servizio

  • Infrastruttura di un fornitore terzo qualificato come CSP
    • Aruba S.p.A.

Sono richiesti prerequisiti?

No

Esistono dipendenze?

No

Eventuali standard e certificazioni

CSA STAR Self-Assessment - CAIQ.

Canali disponibili per il supporto tecnico

  • E-mail: Disponibile
  • Ore supporto: 0-24 dal Lunedì al Venerdì
  • Telefono: Disponibile
  • Ore supporto: 9-13 / 15-19 dal Lunedì al Venerdì
  • Sistema di on-line ticketing: Non Disponibile
  • Web chat: Disponibile
  • Ore supporto: 9-13 / 15-19 dal Lunedì al Venerdì
  • Assistenza on-site: Non Disponibile
  • Assistenza remota: Disponibile
  • Ore supporto: 9-13 / 15-19 dal Lunedì al Venerdì
  • Eventuale altro canale (specificare): Non disponibile

Tempi di attivazione e disattivazione del servizio

  • Tempo di attivazione: 1 ora
  • Tempo di disattivazione: 1 ora

Modalità e processo di attivazione

Configurazione online del servizio con attribuzione delle credenziali di accesso per l'utente.

Modalità e processo di disattivazione

Disattivazione online del servizio con eliminazione delle credenziali di accesso e degli archivi e distruzione degli archivi entro 30 gg. dalla richiesta di disattivazione del servizio pervenuta dal cliente.

Estrazione dei dati a seguito di disattivazione

I dati inseriti nel software RTDTEAM sono di proprietà del cliente e potrà in qualsiasi momento esportarli in formato CSV. I file inseriti nel software RTDTEAM sono di proprietà del cliente e potrà in qualsiasi momento esportarli massivamente generando un archivio compresso in formato zip. Per il mancato rinnovo del servizio sono previsti 30 giorni successivi alla scadenza entro i quali ultimare il download dei dati inseriti e degli archivi.

Dati esportabili

  • Formato dei dati esportabili: csv, zip, pdf
  • Dati derivati (configurazioni, template, log, ecc.): Template, log

Formati in cui è possibile estrarre i dati

csv

Estrazione e formati di altri asset (in seguito a disattivazione)

Non sono previsti altri asset.

Indicare quali delle seguenti modalità di fruizione del servizio sono supportate

  • Web Browser

Specificare i browser supportati

  • Firefox (Firefox 65)
  • Chrome (Chrome 72)
  • Safari (Safari 13)
  • Edge 97

Documentazione tecnica

Linee guida operative aggiornate sull'utilizzo dell'applicativo, la gestione degli utenti, lo storage. Tutorial online.

Formati in cui è disponibile la documentazione tecnica (Selezionare una o più voci dall'elenco)

  • Disponibile e navigabile su Web (https://www.actakeep.it)
  • Disponibile in formato/i consultabile/i offline (pdf)

Elenco delle lingue in cui è disponibile la documentazione

  • Italiano

API di tipo REST/SOAP disponibili per il servizio

  • E' disponibile l'endpoint REST (https://www.actakeep.it/api/)
  • Viene fornita la documentazione delle API in altri formati (pdf)

Funzionalità invocabili tramite API e funzionalità che non sono accessibili via API

Invocabile Registro degli adempimenti Altre funzionalità non accessibili tramite API

Specificare le piattaforme abilitanti supportate dal servizio

  • Altro (specificare) (NA)

Elenco di procedure per garantire la reversibilità del servizio SaaS.

  • I dati pubblicati nel software ACTAKEEP sono di proprietà del cliente e potrà, in qualsiasi momento, richiedere un archivio compresso in formato zip.

Scalabilità del servizio

  • E' prevista la scalabilità del servizio:
  • La scalabilità del servizio è di tipo automatico: No

Modalità e condizioni previste per la scalabilità del servizio

Il cliente può richiedere la scalabilità del servizio tramite supporto telefonico oppure tramite ticket.

Strumenti di monitoraggio delle risorse a consumo associate al servizio, dei costi e della qualità del servizio

Nel servizio non sono presenti risorse a consumo, dato che il servizio prevede un canone annuale fisso ragguagliato a 12/24/36 mesi.

Metriche e statistiche disponibili

Numero utenti attivi su utenti disponibili; Storage disponibile rispetto alla dotazione.

Report disponibili

Attività eseguite dal soggetto produttore e dagli utenti attivi relativi ai dati inseriti e modificati nelle diverse sezioni.

Livelli di servizio garantiti da dichiarare obbligatoriamente

  • Availability (in percentuale): 99,80%
  • Maximum First Support Response Time (in minuti): 240

Monitoraggio dello stato del servizio e notifiche

  • E' disponibile il monitoraggio in tempo reale dello stato del servizio?: No
  • Sono disponibili delle notifiche via SMS/email per gli eventi di indisponibilità del servizio?: No

Controllo dell'Acquirente sulla gestione dei dati

  • L'Acquirente ha la possibilità di scegliere la localizzazione dei siti in cui verranno memorizzati e processati i dati?: No
  • L'Acquirente ha a disposizione procedure per la cancellazione permanente dei dati?: No

Meccanismi di autenticazione degli utenti supportati

Autenticazione tramite Nome utente e password; Autenticazione a due fattori 2FA Google Authenticator.

Possibilità di configurazione/customizzazione dei meccanismi di autenticazione

  • Descrizione: L'utente può modificare le proprie credenziali in qualsiasi momento. Il meccanismo di autenticazione a 2 fattori 2FA è facoltativo e può essere attivato e disattivato in qualsiasi momento.

Disponibilità di autenticazione a 2 fattori

Politiche di accesso alle informazioni in audit

  • In tempo reale: No
  • Differenziata tra utilizzatori e fornitore: No
  • Tempo minimo di conservazione delle informazioni di audit: 12 mesi
  • Tempo massimo di conservazione delle informazioni di audit: 12 mesi
  • Tempo minimo di conservazione dei log di servizio: Durata contratto
  • Tempo massimo di conservazione dei log di servizio: Durata contratto

Elementi che concorrono alla determinazione del prezzo (parametri)

Nome parametro Unità di misura Quantità minima
Parametro 1 Abitanti/Dipendenti numero 1
Parametro 2 Postazioni di lavoro numero 1

Prezzo base del servizio

  • Prezzo base in euro (in euro): 240
  • Eventuale costo di attivazione (in euro): ZERO

Esecuzione dei test OWASP

No

Tempistiche per la presa in carico e gestione delle segnalazioni

Tempistiche valide per tutte le modalità di richiesta supporto: - ERRORE CRITICO: 4 ore (nei giorni lavorativi) dalla ricezione della notifica di errore; - ERRORE SEMI-CRITICO: 8 ore (nei giorni lavorativi) dalla ricezione della notifica di errore; - ERRORE NON CRITICO: massimo 2 giorni lavorativi dalla ricezione della notifica di errore.

Localizzazione dei data center

Localizzazione (anche parziale) all'interno del territorio italiano