GecoDoc

  • Tipologia: SaaS
  • ID Scheda: SA-39
  • Stato corrente: QUALIFICATA
  • Azienda fornitrice: Argo Software srl
  • Referente commerciale: ammin@argosoft.it
  • Data di qualificazione: 15-03-2019 18:39

Descrizione generale del servizio

Argo Gecodoc e' un sistema di gestione documentale web-based integrato, realizzato per l'archiviazione elettronica su spazio cloud storage illimitato e la protocollazione a norma dei documenti informatici, volto ad agevolare il processo di digitalizzazione in atto secondo quanto previsto dal Codice dell'Amministrazione Digitale (art.44), garantendo le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici. Il servizio è conformato sulle esigenze delle scuole italiane di ogni ordine e grado.

Caratteristiche funzionali del servizio

  • Organizzazione dei documenti in cartelle e fascicoli / sottofascicoli
  • Gestione dei collegamenti tra documenti (in modo da ricostruire la sequenzialita' logica e temporale tra i documenti)
  • Accesso differenziato alle risorse in base al profilo degli utenti e ai loro uffici di appartenenza
  • Trasmissione degli atti ad Albo Pretorio On-line e/o Amministrazione Trasparente per la successiva pubblicazione
  • Il sistema include le funzioni di protocollazione e gestione del protocollo informatico in conformita' al DPCM 3 dicembre 2013, Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi del Codice dell'Amministrazione Digitale (D. L. n. 82 del 2005).
  • Funzione di importazione delle fatture elettroniche, in qualsiasi formato disponibile (p7m, zip, xml) consente di caricare nel sistema le fatture elettroniche precedentemente scaricate dal SIDI, gestendo in automatico l'acquisizione di tutti i dati in esse contenuti.
  • Funzione di firma remota integrata di ARUBA OTP con display consente di firmare digitalmente i documenti senza obbligare l'utente a installare software di firma o collegare dispositivi al computer.
  • Gestione degli accessi ai documenti in ottemperanza alla Delibera n. 1309 del 28 Dicembre 2016 dell'ANAC. L’operatore potrà indicare se si tratta di una richiesta di accesso Civico, accesso documentale o accesso generalizzato. Alla chiusura della pratica sarà obbligatoria la compilazione dell’Esito (accolta, parzialmente accolta, respinta).E’ prevista una stampa delle Richieste di Accesso ai documenti.
  • Possibilità di creare una serie di modelli di documenti di uso frequente nella gestione documentale delle scuole (es.contratto, decreto, certificato, ecc.) che una volta parametrizzati attraverso l’indicazione dell’origine (E/I), della classificazione, della tipologia documentale e degli uffici interessati a tali documenti, permetteranno in fase di creazione del documento di avere già compilati i campi precedentemente indicati nel modello scelto.
  • Gestione del workflow dei documenti, con l'individuazione delle azioni da svolgere per ognuno di essi (es. protocollazione, firma del ds, invio ad albo....ecc.) man mano che verranno effettuate le azioni previste nel workflow, queste saranno visualizzate come eseguite fino al completamento del workflow e quindi alla sua chiusura.

Piattaforma Cloud attraverso la quale è erogato il servizio

AWS,ARUBA

Cloud Deployment Model

Public Cloud

Specificare altra rete pubblica

  • Altra rete pubblica (specificare) (Internet)

Infrastruttura Cloud su cui è basato il servizio

Infrastruttura di un fornitore terzo qualificato come CSP

Sono richiesti prerequisiti?

No

Esistono dipendenze?

No

Eventuali standard e certificazioni

Conformità al DPCM 3 dicembre 2013, Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi del Codice dell'Amministrazione Digitale (D. L. n. 82 del 2005). Conformità alla delibera n. 1309 del 28 Dicembre 2016 dell'ANAC

Canali disponibili per il supporto tecnico

  • E-mail: Disponibile
  • Ore supporto: dal lunedì al venerdì dalle 08.30 alle 13.15, il lunedì. mercoledì e venerdì dalle 15.00 alle 17.30, il sabato da settembre a giugno dalle 09.00 alle 13.00, escluso chiusure aziendali nei periodi festivi
  • Telefono: Disponibile
  • Ore supporto: dal lunedì al venerdì dalle 08.30 alle 13.15, il lunedì. mercoledì e venerdì dalle 15.00 alle 17.30, escluso chiusure aziendali nei periodi festivi
  • Sistema di on-line ticketing: Non Disponibile
  • Web chat: Disponibile
  • Ore supporto: dal lunedì al venerdì dalle 08.30 alle 13.15, il lunedì. mercoledì e venerdì dalle 15.00 alle 17.30, il sabato da settembre a giugno dalle 09.00 alle 13.00 da settembre a giugno, escluso chiusure aziendali nei periodi festivi
  • Assistenza on-site: Non Disponibile
  • Assistenza remota: Disponibile
  • Ore supporto: dal lunedì al venerdì dalle 08.30 alle 13.15, il lunedì. mercoledì e venerdì dalle 15.00 alle 17.30, il sabato dalle 09.00 alle 13.00, escluso chiusure aziendali nei periodi festivi
  • Eventuale altro canale (specificare): Disponibile
  • Altro: Sistema di prenotazione di richiamata telefonica. Il cliente si prenota su una piattaforma denominata ArgoHelp ed entra in una delle code divise per argomento. Durante l'attesa ha la possibilità di verificare la propria posizione in coda e quando giunge il proprio turno viene richiamato dall'operatore. E' possibile usare anche una chat embedded nel servizio.
  • Ore supporto: dal lunedì al venerdì dalle 08.30 alle 13.15, il lunedì. mercoledì e venerdì dalle 15.00 alle 17.30, il sabato da settembre a giugno dalle 09.00 alle 13.00, escluso chiusure aziendali nei periodi festivi

Tempi di attivazione e disattivazione del servizio

  • Tempo di attivazione: 1 settimana
  • Tempo di disattivazione: 1 settimana

Modalità e processo di attivazione

Ricevuta la richiesta di attivazione l'amministrazione provvede ad attivare il servizio. Nel caso in cui si tratti di un cliente nuovo, vengono quindi inviate per email le credenziali di accesso, che devono essere modificate al primo accesso, altrimenti il cliente continua ad utilizzare le credenziali usate per gli altri servizi

Modalità e processo di disattivazione

A scadenza del contratto, se il servizio non viene rinnovato dal cliente, l'amministrazione lo disattiva, dando un mese di tempo per la richiesta e l'esportazione dei dati

Estrazione dei dati a seguito di disattivazione

Su richiesta del cliente i dati vengono estratti, compressi (in formato .ZIP), protetti da password e resi disponibili nell'Area Clienti riservata

Dati esportabili

  • Formato dei dati esportabili: CSV, TXT
  • Dati derivati (configurazioni, template, log, ecc.): NA

Formati in cui è possibile estrarre i dati

CSV, TXT

Estrazione e formati di altri asset (in seguito a disattivazione)

NA

Indicare quali delle seguenti modalità di fruizione del servizio sono supportate

  • Web Browser

Specificare i browser supportati

  • Firefox (Chrome (consigliato), Firefox)
  • Chrome (Chrome (consigliato), Firefox)
  • Chrome (consigliato), Firefox

Documentazione tecnica

Al cliente viene fornito il manuale d'uso, scaricabile via internet

Formati in cui è disponibile la documentazione tecnica (Selezionare una o più voci dall'elenco)

  • Disponibile in formato/i consultabile/i offline (PDF)

Elenco delle lingue in cui è disponibile la documentazione

  • Italiano

API di tipo REST/SOAP disponibili per il servizio

  • E' disponibile l'endpoint REST (https://www.portaleargo.it/argo-api/rest/documentale/mittdest)
  • Sono presenti meccanismi di autenticazione per le API (username, password)
  • Viene fornita la documentazione delle API in formato Web (https://www.portaleargo.it/argo-api/rest/)

Funzionalità invocabili tramite API e funzionalità che non sono accessibili via API

Anagrafiche di mittenti/destinatari scuola

Specificare le piattaforme abilitanti supportate dal servizio

  • SPID

Elenco di procedure per garantire la reversibilità del servizio SaaS.

  • La procedura per garantire la reversibilità del servizio è descritta nel documento concordato con AGCM caricato nella successiva sezione

Scalabilità del servizio

  • E' prevista la scalabilità del servizio:
  • La scalabilità del servizio è di tipo automatico:

Modalità e condizioni previste per la scalabilità del servizio

Il servizio viene scalato in modo programmato nell'arco della giornata in base al carico medio già noto per esperienza.

Nel caso in cui sia prevista la scalabilità automatica del servizio SaaS, indicare le condizioni ed i tempi di attivazione delle risorse aggiuntive che vengono attivate per sopportare i maggiori carichi

Sulla base delle analisi delle curve di carico effettuate maggiori risorse vengono automaticamente attivate nelle condizioni più gravose in termini di carico che si concentrano in particolare nel periodo compreso tra le ore 07:00 e le ore 14:00. Inoltre il carico viene monitorato continuamente dall'ufficio di amministrazione dei sistemi tramite sistemi di monitoring e di allarme. Qualora il carico ecceda le risorse previste, tale ufficio provvede all'attivazione delle risorse aggiuntive in un tempo max previsto di 5 minuti.

Livelli di servizio relativi alla scalabilità automatica

Nome indicatore Valore obiettivo Unità di misura
Indicatore 1 tempo medio di risposta alla richiesta 0,8 secondi secondi

Strumenti di monitoraggio delle risorse a consumo associate al servizio, dei costi e della qualità del servizio

Il costo del servizio non è associato a parametri di consumo. Il cliente può accedere alla propria area utenti protetta da account e password e monitorare i livelli di qualità del servizio (SL1, SL3)

Metriche e statistiche disponibili

Metodo di calcolo di SL1 Il calcolo viene effettuato sulla base delle metriche recuperate dal servizio AWS CloudWatch relative all'Application Load Balancer (punto unico di accesso a tutte le applicazioni Argo). La SLA viene calcolata, come percentuale, sulla base delle richieste HTTP fallite rispetto al numero totale delle richieste su tutti gli applicativi Argo ( qui lo standard internazionale HTTP response status code : https://www.w3.org/Protocols/rfc2616/rfc2616-sec10.html ). Nel dettaglio viene conteggiato 1. il totale delle richieste agli applicativi Argo; 2. Il totale delle richieste agli applicativi argo con codice di errore 5XX (500, 501,502,503...); 3. Error Rate come totale richieste / richieste con errore; 4. la percentuale è calcolata come 100 * (1-ErrorRate). La SLA giornaliera verrà calcolato in modalità batch ogni notte per la fascia oraria del giorno precedente (7:00 AM alle 22:00) e storicizzata in un database. La SLA mensile è calcolata come media delle SLA giornaliere del mese in corso storicizzate sul database. La dashboard di SLA è realizzata attraverso il servizio Klipfolio che preleva i dati dal database sopra citato ed è pubblicata nell'Area Clienti. Metodo di calcolo SL3 Il cliente ha la possibilità di prenotare una richiamata telefonica o via chat tramite il sistema di prenotazione ArgoHelp. Una volta prenotato per un particolare argomento il cliente entra in una coda specifica e può visualizzare la propria posizione. Una volta che arriva il proprio turno, viene contattato dall'operatore che prende in carico la chiamata. Vengono registrati l'orario di prenotazione del cliente e l'orario in cui la chiamata viene presa in carico dall'operatore, per cui è possibile misurare i tempi di attesa di ogni richiesta di supporto

Report disponibili

La consultazione degli indicatori SL1 ed SL3 avviene autonomamente a cura dell'utente accedendo alla propria area riservata

Livelli di servizio garantiti da dichiarare obbligatoriamente

  • Availability (in percentuale): 95
  • Maximum First Support Response Time (in minuti): 180

Monitoraggio dello stato del servizio e notifiche

  • E' disponibile il monitoraggio in tempo reale dello stato del servizio?: No
  • Sono disponibili delle notifiche via SMS/email per gli eventi di indisponibilità del servizio?:

Controllo dell'Acquirente sulla gestione dei dati

  • L'Acquirente ha la possibilità di scegliere la localizzazione dei siti in cui verranno memorizzati e processati i dati?: No
  • L'Acquirente ha a disposizione procedure per la cancellazione permanente dei dati?: No

Meccanismi di autenticazione degli utenti supportati

username, password, OTP (opzionale), Oauth

Possibilità di configurazione/customizzazione dei meccanismi di autenticazione

No

Disponibilità di autenticazione a 2 fattori

Politiche di accesso alle informazioni in audit

  • In tempo reale: No
  • Differenziata tra utilizzatori e fornitore: No
  • Tempo minimo di conservazione delle informazioni di audit: NA
  • Tempo massimo di conservazione delle informazioni di audit: NA
  • Tempo minimo di conservazione dei log di servizio: NA
  • Tempo massimo di conservazione dei log di servizio: NA

Elementi che concorrono alla determinazione del prezzo (parametri)

Nome parametro Unità di misura Quantità minima
Parametro 1 Numero di alunni iscritti numero 500

Prezzo base del servizio

  • Prezzo base in euro (in euro): 540
  • Eventuale costo di attivazione (in euro): 180

Altre condizioni

Il prezzo è riferito ad una periodicità annuale. Il prezzo del servizio è definito sulla base di un listino organizzato per tipologia di istituzione scolastica e/o numero di alunni Il costo dipende quindi dalla tipologia di scuola e dal numero degli alunni. Maggiori dettagli sul prezzo possono essere consultati su http://www.argosoft.it/argox/docx/listino_pub.pdf

Esecuzione dei test OWASP

  • Le componenti che costituiscono il servizio SaaS sono state sottoposte ai test OWASP prima della loro immissione in produzione e successivamente su base periodica?:
  • Relativamente all'ultima esecuzione dei testi di cui alla "OWASP Testing Guide v.4" le componenti del servizio SaaS sono risultate esenti da vulnerabilità: No

Tempistiche per la presa in carico e gestione delle segnalazioni

1 giorno