ZenShare Suite

  • Tipologia: SaaS
  • ID Scheda: SA-572
  • Stato corrente: QUALIFICATA
  • Categoria: Servizi interni alle PA, Protocollo, Gestione documentale
  • Azienda fornitrice: Interzen Consulting S.r.l.
  • Referente commerciale: Alessandro Damiani
  • Data di qualificazione: 07-10-2019 14:08

Descrizione generale del servizio

ZenShare è la piattaforma documentale per gestire in modalità evoluta tutti i documenti di aziende private ed enti pubblici. Il modulo principale è la biblioteca, archivio generale dei documenti: strutturata per cartelle e sottocartelle, consente il caricamento manuale/automatico di documenti con relativi metadati e versioni; prevede la gestione di modelli documentali (insiemi predefiniti di metadati legati a determinate tipologie di documenti) ed offre un motore di ricerca avanzata. Moduli accessori: protocollo informatico per la registrazione dei documenti in entrata/uscita; workflow per i processi approvativi dei documenti. La gestione granulare dei permessi utenti permette di stabilire in maniera puntuale la possibilità di creare, visualizzare, modificare e cancellare i documenti.

Caratteristiche funzionali del servizio

  • Categorizzazione: inserimento del documento in una cartella/sotto-cartella specifica.
  • Indicizzazione: associazione al documento di una serie di informazioni accessorie (indici documentali) per meglio identificare e ricercare il documento.
  • Storicizzazione: salvataggio di tutte le versioni antecedenti a quella attuale del documento, con data, ora ed utente editor.
  • Modelli documentali: lotti pre-impostati di indici documentali tipici di determinate tipologie di documenti (ad esempio fatture, DDT, ordini di acquisto, contratti).
  • Ricerca semplice/avanzata: ricerca full-text o multi-parametro, in cui selezionare un modello documentale ed utilizzarne come campi di ricerca gli indici.
  • Autoimport: procedura di importazione massiva documenti e relativi metadati; possibilità di creazione automatizzata di sotto-cartelle (auto-foldering).
  • Mail room: area in cui sono aggregati tutti i documenti provenienti da fonti diverse (email, PEC, fax, stampanti MFP/scanner di rete, sistemi esterni) e pronti per la pubblicazione manuale in ZenShare.
  • Protocollo informatico: protocollazione documenti in entrata/uscita, protocollazione automatica di email/PEC, rubrica mittenti/destinatari, titolario di classificazione del documento, smistamento del documento ad utenti di ZenShare.
  • Workflow documentale: creazione e modifica di processi approvativi multi-utente, definizione step approvativi, modalità di approvazione, notifiche email agli utenti.

Benefici offerti dal servizio

  • Ottimizzazione e centralizzazione dei flussi documentali, automazione dei processi aziendali in un’unica piattaforma.
  • Riduzione costi di gestione dei documenti cartacei, riduzione rischi di perdita di documenti e informazioni.
  • Miglioramento produttività degli utenti, riduzione tempi di approvazione dei documenti.
  • Sicurezza e riservatezza dei documenti ottenute mediante la granularità dei permessi utente.
  • Facilità di reperimento dei documenti grazie al motore di ricerca avanzata multi-parametro.

Piattaforma Cloud attraverso la quale è erogato il servizio

Microsoft Azure

Cloud Deployment Model

Public Cloud

Specificare altra rete pubblica

  • Altra rete pubblica (specificare) (NA)

Infrastruttura Cloud su cui è basato il servizio

  • Infrastruttura di un fornitore terzo qualificato come CSP
    • Microsoft Corporation

Sono richiesti prerequisiti?

I prerequisiti riguardano altri servizi Cloud?

No

Eventuali altri prerequisiti

  • Web browser con abilitazione del Javascript.

Esistono dipendenze?

Le dipendenze riguardano servizi Cloud?

No

Eventuali standard e certificazioni

Nessuno.

Canali disponibili per il supporto tecnico

  • E-mail: Disponibile
  • Ore supporto: Lunedì - venerdì: 9.00 - 13.00 e 14,30 - 18.30
  • Telefono: Disponibile
  • Ore supporto: Lunedì - venerdì: 9.00 - 13.00 e 14,30 - 18.30
  • Sistema di on-line ticketing: Disponibile
  • Ore supporto: Lunedì - venerdì: 9.00 - 13.00 e 14,30 - 18.30
  • Web chat: Non Disponibile
  • Assistenza on-site: Disponibile
  • Ore supporto: Lunedì - venerdì: 9.00 - 13.00 e 14,30 - 18.30
  • Assistenza remota: Disponibile
  • Ore supporto: Lunedì - venerdì: 9.00 - 13.00 e 14,30 - 18.30
  • Eventuale altro canale (specificare): Non disponibile

Tempi di attivazione e disattivazione del servizio

  • Tempo di attivazione: 10/20 giorni lavorativi
  • Tempo di disattivazione: 1 giorno lavorativo

Modalità e processo di attivazione

• attivazione istanza di ZenShare in cloud per il cliente; • creazione degli utenti richiesti dal cliente; • invio al cliente delle credenziali di accesso di tutti gli utenti; • configurazione del servizio in base alle esigenze del cliente (sarà compilato un documento specifico con i dettagli della configurazione del servizio); • formazione online via web-conference (a distanza) agli utenti indicati dal cliente.

Modalità e processo di disattivazione

• comunicazione formale via PEC della volontà di cessazione del servizio nei termini previsti dal contratto; • disattivazione istanza di ZenShare in cloud del cliente.

Estrazione dei dati a seguito di disattivazione

• richiesta formale di preventivo economico per l’attività di estrazione dati e documenti a seguito di disattivazione del servizio; • esportazione del database e dei documenti del cliente, che saranno messi a sua disposizione su una cartella SFTP dedicata e protetta da username e password; • tempistica prevista: 5 giorni lavorativi dall’accettazione formale del preventivo da parte del cliente.

Dati esportabili

  • Formato dei dati esportabili: XLS, XLSX, CSV
  • Dati derivati (configurazioni, template, log, ecc.): NA

Formati in cui è possibile estrarre i dati

XLS, XLSX, CSV

Estrazione e formati di altri asset (in seguito a disattivazione)

NA

Indicare quali delle seguenti modalità di fruizione del servizio sono supportate

  • Web Browser

Specificare i browser supportati

  • Explorer (• Microsoft Internet Explorer (versione minima 11))
  • Firefox (• Mozilla Firefox (versione 69.0))
  • Chrome (• Google Chrome (versione 77))
  • • Microsoft Internet Explorer (versione minima 11)• Microsoft Edge (build 18362)• Google Chrome (versione 77)• Mozilla Firefox (versione 69.0)

Documentazione tecnica

• manuale utente • manuale amministratore • video tutorial sulle funzionalità disponibili nel sito web istituzionale ZenShare

Formati in cui è disponibile la documentazione tecnica (Selezionare una o più voci dall'elenco)

  • Disponibile e navigabile su Web (https://www.zenshare.it/news/video-gestione-documentale/)
  • Disponibile in formato/i consultabile/i offline (PDF)

Elenco delle lingue in cui è disponibile la documentazione

  • Italiano

API di tipo REST/SOAP disponibili per il servizio

  • E' disponibile l'endpoint SOAP (https://cloud.zenshare.it/soap/server.php)
  • Viene fornita la documentazione delle API in altri formati (PDF)

Funzionalità invocabili tramite API e funzionalità che non sono accessibili via API

upload download profileUpload base64download base64downloadVer delete addUpdateRecord docWorkflowInfo searchByModelGV_parsAsXMLFieldNameId eqSearchByModelGV_parsAsXMLFieldNameId eqSearchByModelGVVer_parsAsXMLFieldNameId searchByModelGVVer_parsAsXMLFieldNameId lookupByModel updateDocumentMetadataGv_xmlFieldNameId updateDocumentMetadataGvVer_xmlFieldNameId updateDocumentGv_xmlFieldNameId updateDocumentGvVer_xmlFieldNameId addUpdateRecord_check isAlive modelsList modelFields aggMetadati viewMetadati viewMetadatiVer viewVerList datiAzienda creaProtocollo aggiungiDocumentoProtocollo

Specificare le piattaforme abilitanti supportate dal servizio

  • Altro (specificare) (NA)

Elenco di procedure per garantire la reversibilità del servizio SaaS.

  • • richiesta formale di preventivo economico da parte del CSC al CSP per l’attività di estrazione dati e documenti a seguito di disattivazione del servizio;• esportazione del database e dei documenti del CSC, che saranno messi a sua disposizione su una cartella SFTP dedicata e protetta da username e password;• tempistica prevista: 5 giorni lavorativi dall’accettazione formale del preventivo da parte del CSC;• cancellazione del database e dei documenti del CSC, incluse le copie di back-up;• tempistica prevista: 5 giorni lavorativi dalla data di messa a disposizione del database e dei documenti del CSC su cartella SFTP dedicata.

Scalabilità del servizio

  • E' prevista la scalabilità del servizio:
  • La scalabilità del servizio è di tipo automatico: No

Modalità e condizioni previste per la scalabilità del servizio

La scalabilità del servizio SaaS di ZenShare è ottenuta mediante una procedura di condivisione delle esigenze del CSC verso il CSP, a seguito della quale vengono identificate le risorse necessarie ad adeguare le prestazioni del servizio SaaS alle mutate esigenze del CSC.

Strumenti di monitoraggio delle risorse a consumo associate al servizio, dei costi e della qualità del servizio

INFO SISTEMA » Numero Documenti » Dimensione totale » Ultimo Aggiornamento

Metriche e statistiche disponibili

DASHBOARD & GRAFICI » Grafico documenti pubblicati » Grafico documenti smistati » Grafici Workflow » Grafici Claim

Report disponibili

VISITATORI » Numero di visite » Visitatori unici » Sessioni per visitatore » Profondità della visita » Tempo sul sito » Numero di giorni dall'ultimo accesso al portale » Accessi amministratori CONTENUTI DEL PORTALE » Ricerca libera » Numero di pagine visitate » Pagine statiche visualizzate » Pagine per visita » Pagine di uscita » Link in uscita GESTIONE DOCUMENTALE » Numero di documenti scaricati dalla biblioteca » Documenti scaricati dalla biblioteca » Media documenti scaricati per sessione

Livelli di servizio garantiti da dichiarare obbligatoriamente

  • Availability (in percentuale): 99.95
  • Maximum First Support Response Time (in minuti): 15

Monitoraggio dello stato del servizio e notifiche

  • E' disponibile il monitoraggio in tempo reale dello stato del servizio?: No
  • Sono disponibili delle notifiche via SMS/email per gli eventi di indisponibilità del servizio?:

Controllo dell'Acquirente sulla gestione dei dati

  • L'Acquirente ha la possibilità di scegliere la localizzazione dei siti in cui verranno memorizzati e processati i dati?: No
  • L'Acquirente ha a disposizione procedure per la cancellazione permanente dei dati?: No

Meccanismi di autenticazione degli utenti supportati

Sistema proprietario. È il sistema che vincola la password di accesso del singolo utente alle seguenti regole: • Scadenza alla prima autenticazione sulla piattaforma ZenShare; • Lunghezza minima di 8 caratteri; • Scadenza periodica ogni 3 mesi; • Divieto di riutilizzo delle ultime 5 password; • Vincoli sulla complessità della password (utilizzo di una lettera maiuscola/minuscola, numero, simbolo, divieto dello username); • Blocco dell’utente dopo 5 tentativi falliti. Interfacciamento con sistemi esterni. Possibilità di demandare la gestione dell’accesso utenti di ZenShare mediante procedura di Single Sign On con altri sistemi: • Google account; • LDAP (Lightweight Directory Access Protocol); • CAS (Central Authentication Service).

Possibilità di configurazione/customizzazione dei meccanismi di autenticazione

  • Descrizione: Eventuali meccanismi di autenticazione degli utenti non supportati potranno essere oggetto di valutazione da parte del fornitore

Disponibilità di autenticazione a 2 fattori

No

Politiche di accesso alle informazioni in audit

  • In tempo reale: No
  • Differenziata tra utilizzatori e fornitore: No
  • Tempo minimo di conservazione delle informazioni di audit: NA
  • Tempo massimo di conservazione delle informazioni di audit: NA
  • Tempo minimo di conservazione dei log di servizio: NA
  • Tempo massimo di conservazione dei log di servizio: NA

Elementi che concorrono alla determinazione del prezzo (parametri)

Nome parametro Unità di misura Quantità minima
Parametro 1 Numero utenti nessuna 3

Prezzo base del servizio

  • Prezzo base in euro (in euro): 792
  • Eventuale costo di attivazione (in euro): 1650

Esecuzione dei test OWASP

  • Le componenti che costituiscono il servizio SaaS sono state sottoposte ai test OWASP prima della loro immissione in produzione e successivamente su base periodica?: No
  • Relativamente all'ultima esecuzione dei testi di cui alla "OWASP Testing Guide v.4" le componenti del servizio SaaS sono risultate esenti da vulnerabilità: No

Tempistiche per la presa in carico e gestione delle segnalazioni

• Priorità 1. Gravità: bloccante. Descrizione: sistema o servizio non disponibile con impatti critici sulla produzione. Presa in carico: entro 2 ore lavorative. Risoluzione: entro 1 giorno lavorativo. • Priorità 2. Gravità: alta. Descrizione: sistema o servizio non disponibile con impatti critici sulla produzione entro 1 giorno. Presa in carico: entro 4 ore lavorative. Risoluzione: entro 2 giorni lavorativi. • Priorità 3. Gravità: media. Descrizione: sistema o servizio parzialmente non disponibile con disservizio accettabile per un periodo temporaneo. Presa in carico: entro 8 ore lavorative. Risoluzione: entro 5 giorni lavorativi. • Priorità 4. Gravità: bassa. Descrizione: problema con basso impatto per il cliente. Presa in carico: entro 16 ore lavorative. Risoluzione: entro 30 giorni lavorativi.

Localizzazione dei data center

Localizzazione (anche parziale) all'interno del territorio italiano

Terms & Conditions

  • Dichiaro che non è occorso altro evento che abbia modificato il rispetto dei requisiti di cui all'allegato "A" alla presente circolare.