josh Protocol! Live

  • Tipologia: SaaS
  • ID Scheda: SA-761
  • Stato corrente: QUALIFICATA
  • Categoria: Servizi per cittadini, imprese e professionisti, Servizi per la fiscalità, Servizi interni alle PA
  • Azienda fornitrice: it Consult srl
  • Referente commerciale:
  • Data di qualificazione: 16-09-2019 19:58

Descrizione generale del servizio

josh Protocol! Live è la soluzione per il Protocollo Informatico e la Gestione Documentale a norma del DPR 445/2000 e delle nuove Linee Guida. Si tratta di una soluzione in linea con quanto definito nel Codice per l'Amministrazione Digitale (CAD) e totalmente integrata per la gestione del protocollo informatico, la gestione documentale e i workflow documentali, che sfrutta le potenzialità di gestione, sicurezza e scalabilità che Microsoft Azure mette a disposizione. La soluzione è nativamente integrata con Microsoft SharePoint Online (Microsoft 365) e insieme alla piattaforma josh, copre tutti i 4 livelli dello standard AgID (DigitPA). È possibile realizzare la dematerializzazione richiesta dalla PA con lo switch-off al digitale.

Caratteristiche funzionali del servizio

  • Gestione protocollo informatico conforme alla Norma
  • Protocollazione da ogni fonte (cartaceo via scansione, via web, via mail, via web service)
  • Protocollazione della PEC, anche con caselle multiple, con monitoraggio degli stati e riconciliazione delle ricevute
  • Possibilità di protocollare con gestione riservata degli assegnamenti dei documenti e notifica degli stessi
  • Proprietà dei documenti personalizzabili, provenienti anche da fonti dati esterne
  • Forum di discussione privati e/o pubblici (ad es. per note di decretazione su singoli protocolli)
  • La Struttura Organizzativa e il Titolario di Classificazione sono gerarchici, con un numero illimitato di livelli
  • Profilazione non solo dei diritti di accesso, ma delle singole azioni ammesse per ogni protocollo
  • Completa registrazione delle singole attività-utente effettuate sui protocolli
  • Generazione automatica del registro giornaliero di protocollo

Benefici offerti dal servizio

  • Facilità di ricerca e individuazione dei documenti, così da consentire notevole risparmio di tempo
  • Facilità di utilizzo per tutte le tipologie di utenti coinvolti, ma sempre con il massimo rigore
  • Riduzione del tempo di attraversamento delle pratiche, anche grazie alle diverse tipologie di notifiche disponibili nell'assegnamento
  • Fruizione dall'esterno, anche in mobilità
  • Miglioramento del funzionamento dell'organizzazione, al di là del pieno rispetto della normativa

Piattaforma Cloud attraverso la quale è erogato il servizio

Microsoft Azure

Cloud Deployment Model

Public Cloud

Infrastruttura Cloud su cui è basato il servizio

Infrastruttura di un fornitore terzo qualificato come CSP

Eventuali servizi correlati già qualificati nel Marketplace

  • josh Archive! Live
  • josh Live

Sono richiesti prerequisiti?

I prerequisiti riguardano altri servizi Cloud?

No

Eventuali altri prerequisiti

  • Necessario utilizzo di browser

Esistono dipendenze?

Le dipendenze riguardano servizi Cloud?

No

Eventuali standard e certificazioni

N/A al di là degli standard normativi

Canali disponibili per il supporto tecnico

  • E-mail: Disponibile
  • Ore supporto: 8.30-18.00
  • Telefono: Disponibile
  • Ore supporto: 8.30-13.00 / 14.00-18.00
  • Sistema di on-line ticketing: Disponibile
  • Ore supporto: 8.30-18.00
  • Web chat: Non Disponibile
  • Assistenza on-site: Disponibile
  • Ore supporto: disponibile su richiesta, da lunedì alla domenica
  • Assistenza remota: Disponibile
  • Ore supporto: da lunedì a venerdi, 8.30-18.00
  • Eventuale altro canale (specificare): Non disponibile

Tempi di attivazione e disattivazione del servizio

  • Tempo di attivazione: 7 giorni
  • Tempo di disattivazione: 30 giorni

Modalità e processo di attivazione

Il processo di attivazione decorre dalla sottoscrizione contrattuale e prevede la configurazione delle utenze di servizio, la configurazione delle unità organizzative minimali, del titolario di classificazione e delle caselle di posta PEI e PEC riferite all’ente, nonché della creazione delle AOO sulla base del suo codice univoco. I tempi di attivazione si considerano validi dal momento della disponibilità delle informazioni minimali di configurazione.

Modalità e processo di disattivazione

Il processo di disattivazione si attiva automaticamente dopo 30 gg a seguito della scadenza contrattuale o in seguito ad una esplicita richiesta di disattivazione inviata via PEC, il personale tecnico provvede a disabilitare le utenze e contestualmente provvede a salvare i dati.

Estrazione dei dati a seguito di disattivazione

La copia di backup dei dati viene messa a disposizione del cliente in un’area condivisa con accesso protetto da credenziali che saranno comunicate al cliente con accordi specifici e preferibilmente sulla PEC indicata dal cliente.

Dati esportabili

  • Formato dei dati esportabili: Il formato dei documenti non sarà modificato rispetto al quello memorizzato in origine da parte del cliente, per quanto riguarda i metadati presenti sui DB questi saranno esportati come backup SQL Server.
  • Dati derivati (configurazioni, template, log, ecc.): NA

Formati in cui è possibile estrarre i dati

Il formato dei documenti non sarà modificato rispetto al quello memorizzato in origine da parte del cliente, per quanto riguarda i metadati presenti sui DB questi saranno esportati come backup SQL Server.

Estrazione e formati di altri asset (in seguito a disattivazione)

NA

Indicare quali delle seguenti modalità di fruizione del servizio sono supportate

  • Web Browser
  • App Mobile

Specificare i browser supportati

  • Explorer (Microsoft IE)
  • Firefox (Mozilla Firefox)
  • Chrome (Chrome)
  • Safari (Safari)
  • Microsoft Edge

Differenze nella fruizione del servizio tra la versione Mobile e la versione Desktop

La versione Mobile è rivolta alla notifica e alla consultazione dei documenti, quella Web oltre alla consultazione è pensata per le operazioni di protocollazione e di amministrazione

Documentazione tecnica

La documentazione tecnica è accessibile attraverso un link riservato accessibile con credenziali specifiche e descrive l'architettura della Suite e le macro funzionalità messe a disposizione. Dall'interfaccia utente è possibile accedere al SUM (Software User Manual) di prodotto disponibile in formato PDF.

Formati in cui è disponibile la documentazione tecnica (Selezionare una o più voci dall'elenco)

  • Disponibile e navigabile su Web (https://www.itconsult.it/area-clienti-e-partner/download/Manuali/Forms/AllItems.aspx)
  • Disponibile in formato/i consultabile/i offline (PDF)

Elenco delle lingue in cui è disponibile la documentazione

  • Italiano

API di tipo REST/SOAP disponibili per il servizio

  • E' disponibile l'endpoint SOAP (https://jpincrementalewebservice.azurewebsites.net/joshprotocolwebservice.asmx)
  • E' disponibile l'endpoint REST (https://jpincrementalemobile.azurewebsites.net/joshProtocolRestApi)
  • Sono presenti meccanismi di autenticazione per le API (ID applicazione chiamante autorizzato + username/password)
  • Viene fornita la documentazione delle API in formato Web (https://www.itconsult.it/area-clienti-e-partner/download/Manuali/Forms/AllItems.aspx)
  • Viene fornita la documentazione delle API in altri formati (PDF)

Funzionalità invocabili tramite API e funzionalità che non sono accessibili via API

Le API SOAP/REST consentono la gestione delle principali funzionalità di base del software, nel caso del protocollo tutte le azioni riferite alle attività di protocollazione. L’elenco è troppo ampio perché possa essere elencato in questo ambito (oltre 130 metodi). Fra questi si possono citare ad esempio: - ProtocollazioneConAllegati - GeneraSegnaturaDiProtocollo - Fascicolo_Insert Non ci sono funzionalità non accessibili attraverso le API.

Specificare le piattaforme abilitanti supportate dal servizio

  • Altro (specificare) (NA)

Elenco di procedure per garantire la reversibilità del servizio SaaS.

  • Il cliente attiva la procedura di dismissione inviando una mail PEC all’indirizzo itconsult@legalmail.it . Per confermare l’avvio delle attività di dismissione verrà inviata da it Consult, con lo stesso mezzo, la comunicazione ufficiale di disattivazione. A decorrere dall’invio di conferma della procedura decorrono 30 giorni di tempo per compiere la disattivazione. Entro 30 giorni dalla richiesta sarà pianificata la data effettiva di disattivazione, al momento della disattivazione il reparto tecnico effettuerà un backup completo della base dati che sarà messa a disposizione del cliente. Il formato dei documenti non sarà modificato rispetto al quello memorizzato in origine da parte del cliente. Trascorsi 30 giorni dalla data effettiva di disattivazione saranno definitivamente cancellate le copie di backup dei dati e la disattivazione degli account utente. Il cliente ha facoltà di imporre la definitiva cancellazione anche in modo anticipato, ma in ogni caso in data successiva alla consegna dei backup prodotti. Anche tale richiesta deve essere inviata via PEC al medesimo indirizzo. Un'eventuale procedura di dismissione può essere interrotta comunicando via PEC fino a 48 ore prima della data effettiva di disattivazione.

Scalabilità del servizio

  • E' prevista la scalabilità del servizio:
  • La scalabilità del servizio è di tipo automatico: No

Modalità e condizioni previste per la scalabilità del servizio

La scalabilità del servizio viene operata in base a due possibili condizioni: -in conseguenza dell’attività di monitoraggio del servizio -in conseguenza di un ordine commerciale relativo alla richiesta di espansione del servizio da parte del Cliente

Strumenti di monitoraggio delle risorse a consumo associate al servizio, dei costi e della qualità del servizio

Disponibilità di pagina web con accesso profilato all'indirizzo https://billing.joshlive.net

Metriche e statistiche disponibili

Dalla dashboard dell'url https://billing.joshlive.net, inserendo il seriale del servizio SaaS acquistato, possono essere ottenute le informazioni di canone dovuto del mese corrente, o verificare il costo di un mese specifico a scelta. Il calcolo del rateo è effettivamente basato sullo storico degli acquisti di licenza utente. E’ possibile, inoltre, verificare il costo sulla base del traffico in MB, per i soli prodotti il cui canone è parametrizzato su questo dato. Si noti che, direttamente dalla interfaccia utente del software josh Protocol! Live, sono disponibili altre statistiche come ad esempio il numero di protocolli registrati suddivisi per AOO. Inoltre, in base agli opportuni permessi, è possibile estrarre i dati relativi ai protocolli inviati, ricevuti, assegnati, letti, non letti, lavorati, non lavorati.

Report disponibili

I consumi sono fruibili dall'indirizzo https://billing.joshlive.net. Ulteriori Report sugli SLA sono ottenibili su richiesta, e in particolare: - SLI1 Availability: La percentuale di tempo su base mensile in cui il servizio risulta essere accessibile e utilizzabile (Uptime) - SLI3 Maximum First Support Response Time: Il tempo massimo che intercorre tra la segnalazione di un inconveniente da parte del cliente e la risposta iniziale alla segnalazione da parte di it Consult Sono inoltre disponibili a richiesta statistiche sul numero di protocolli registrati suddivisi per AOO.

Livelli di servizio garantiti da dichiarare obbligatoriamente

  • Availability (in percentuale): 99.5
  • Maximum First Support Response Time (in minuti): 120

Monitoraggio dello stato del servizio e notifiche

  • E' disponibile il monitoraggio in tempo reale dello stato del servizio?: No
  • Sono disponibili delle notifiche via SMS/email per gli eventi di indisponibilità del servizio?: No

Controllo dell'Acquirente sulla gestione dei dati

  • L'Acquirente ha la possibilità di scegliere la localizzazione dei siti in cui verranno memorizzati e processati i dati?:
  • L'Acquirente ha a disposizione procedure per la cancellazione permanente dei dati?: No

Meccanismi di autenticazione degli utenti supportati

Autenticazione tramite AAD (Azure Active Directory)

Possibilità di configurazione/customizzazione dei meccanismi di autenticazione

No

Disponibilità di autenticazione a 2 fattori

No

Politiche di accesso alle informazioni in audit

  • In tempo reale: No
  • Differenziata tra utilizzatori e fornitore: No
  • Tempo minimo di conservazione delle informazioni di audit: NA
  • Tempo massimo di conservazione delle informazioni di audit: NA
  • Tempo minimo di conservazione dei log di servizio: NA
  • Tempo massimo di conservazione dei log di servizio: NA

Elementi che concorrono alla determinazione del prezzo (parametri)

Nome parametro Unità di misura Quantità minima
Parametro 1 Servizio Numero 1
Parametro 2 Utenti Numero 2
Parametro 3 Tempo Mese 1

Prezzo base del servizio

  • Prezzo base in euro (in euro): 874.20
  • Eventuale costo di attivazione (in euro): NA

Altre condizioni

Il prezzo per utente è decrescente al crescere del numero degli utenti. Per ulteriori dettagli contattare l'Azienda a itc@itconsult.it L'attivazione di utenti e la configurazione di AOO e titolario è possibile in modalità self-service, ma è comunque disponibile uno specifico servizio di consulenza opzionale.

Esecuzione dei test OWASP

  • Le componenti che costituiscono il servizio SaaS sono state sottoposte ai test OWASP prima della loro immissione in produzione e successivamente su base periodica?:
  • Relativamente all'ultima esecuzione dei testi di cui alla "OWASP Testing Guide v.4" le componenti del servizio SaaS sono risultate esenti da vulnerabilità:

Tempistiche per la presa in carico e gestione delle segnalazioni

Per "ore" si intendono ore lavorative. Segnalazioni standard: presa in carico 2 ore, gestione 24 ore. Segnalazioni critiche: presa in carico 2 ore, gestione 8 ore.

Terms & Conditions

  • Dichiaro che non è occorso altro evento che abbia modificato il rispetto dei requisiti di cui all'allegato "A" alla presente circolare.