josh Archive! Live

  • Tipologia: SaaS
  • ID Scheda: SA-762
  • Stato corrente: QUALIFICATA
  • Categoria: Servizi interni alle PA, Gestione documentale, Conservazione Documentale
  • Azienda fornitrice: it Consult srl
  • Referente commerciale:
  • Data di qualificazione: 16-09-2019 19:58

Descrizione generale del servizio

josh Archive! Live è il servizio SaaS che automatizza completamente tutte le azioni necessarie allo svolgimento dei processi di Archiviazione Documentale e Conservazione Digitale, compreso l’invio e la ricezione di fatture elettroniche B2B. Dalla scansione iniziale del documento all’invio in conservazione digitale dello stesso, passando attraverso le attività di archiviazione, firma e memorizzazione su dispositivo digitale, josh Archive! Live è la soluzione innovativa, rigorosa, pienamente rispondente alle norme legislative in vigore, semplice ed integrata con le applicazioni di uso comune. josh Archive! Live, che sfrutta le potenzialità di gestione, sicurezza e scalabilità che Microsoft Azure mette a disposizione, è nativamente integrato con Microsoft SharePoint Online (Microsoft 365).

Caratteristiche funzionali del servizio

  • Archiviazione documentale predisposta per la conservazione a norma
  • Possibilità di integrarsi con i diversi ERP per il servizio di interpretazione e caricamento di documenti
  • Visualizzatore web dei documenti che consente una aggregazione logica navigabile (es ordine-ddt-fatture) e mostra in formato leggibile anche le fatture elettroniche B2B e gli eventuali allegati incorporati
  • Metadati/Tag/Proprietà di classificazione dei documenti definibili per ogni tipologia documentale, con gestione obbligatorio/facoltativo e campi in cascata (es. Provincia/Comune)
  • Notifica della modifica di documenti di interesse
  • Aggregazione logica dei documenti sulla base di proprietà
  • Categorizzazione dei documenti sulla base di codici a barre (anche virtuali)
  • Strumento di scansione per la classificazione durante la digitalizzazione
  • Completa gestione della conservazione digitale sostitutiva in-house o con affidamento verso conservatori esterni accreditati
  • Modulo josh B2B per la completa gestione delle fatture elettroniche attive e passive, anche verso la PA. Attive: importazione dall’ERP, codifica in XML, firma digitale e invio a SdI, la struttura dell’Agenzia delle Entrate (e relative notifiche di esito e consegna), gestione accettazione/rifiuto. Passive: ricezione da SdI, decodifica dell’XML, esportazione verso l’ERP

Benefici offerti dal servizio

  • Enorme risparmio di tempo nella ricerca e fruizione dei documenti, con grande semplicità
  • La digitalizzazione garantisce nel tempo l’integrità e autenticità dei documenti, rendendoli fruibili anche da remoto e in contemporanea
  • Documenti archiviati in contenitori fisici omogenei come richiesto dalla prassi fiscale (es. ddt con i ddt, fatture con le fatture) ma fruibili in viste logiche aggregate (es ordine-ddt-fatture) per un reale incremento di produttività
  • Fruizione totalmente via web
  • La fatturazione elettronica stabilisce un canale diretto con SdI, la struttura dell’Agenzia delle Entrate, senza occhiuti intermediari

Piattaforma Cloud attraverso la quale è erogato il servizio

Microsoft Azure

Cloud Deployment Model

Public Cloud

Infrastruttura Cloud su cui è basato il servizio

Infrastruttura di un fornitore terzo qualificato come CSP

Sono richiesti prerequisiti?

I prerequisiti riguardano altri servizi Cloud?

No

Eventuali altri prerequisiti

  • Necessario utilizzo di browser

Esistono dipendenze?

Le dipendenze riguardano servizi Cloud?

No

Eventuali standard e certificazioni

N/A al di là degli standard normativi

Canali disponibili per il supporto tecnico

  • E-mail: Disponibile
  • Ore supporto: 8.30-18.00
  • Telefono: Disponibile
  • Ore supporto: 8.30-13.00 / 14.00-18.00
  • Sistema di on-line ticketing: Disponibile
  • Ore supporto: 8.30-18.00
  • Web chat: Non Disponibile
  • Assistenza on-site: Disponibile
  • Ore supporto: disponibile su richiesta, da lunedì alla domenica
  • Assistenza remota: Disponibile
  • Ore supporto: da lunedì a venerdì, 8.30-18.00
  • Eventuale altro canale (specificare): Non disponibile

Tempi di attivazione e disattivazione del servizio

  • Tempo di attivazione: 7 giorni
  • Tempo di disattivazione: 30 giorni

Modalità e processo di attivazione

Il processo di attivazione decorre dalla sottoscrizione contrattuale e prevede la configurazione delle utenze di servizio, la configurazione delle tipologie documentali e la mappatura dei metadati. I tempi di attivazione si considerano validi dal momento della disponibilità delle informazioni minimali di configurazione.

Modalità e processo di disattivazione

Il processo di disattivazione si attiva automaticamente dopo 30 gg a seguito della scadenza contrattuale o in seguito ad una esplicita richiesta di disattivazione inviata via PEC, il personale tecnico provvede a disabilitare le utenze e contestualmente provvede a salvare i dati.

Estrazione dei dati a seguito di disattivazione

La copia di backup dei dati viene messa a disposizione del cliente in un’area condivisa con accesso protetto da credenziali che saranno comunicate al cliente con accordi specifici e preferibilmente sulla PEC indicata dal cliente

Dati esportabili

  • Formato dei dati esportabili: Il formato dei documenti non sarà modificato rispetto al quello memorizzato in origine da parte del cliente, per quanto riguarda i metadati presenti sui DB questi saranno esportati come backup SQL Server.
  • Dati derivati (configurazioni, template, log, ecc.): NA

Formati in cui è possibile estrarre i dati

Il formato dei documenti non sarà modificato rispetto al quello memorizzato in origine da parte del cliente, per quanto riguarda i metadati presenti sui DB questi saranno esportati come backup SQL Server.

Estrazione e formati di altri asset (in seguito a disattivazione)

NA

Indicare quali delle seguenti modalità di fruizione del servizio sono supportate

  • Web Browser

Specificare i browser supportati

  • Explorer (Microsoft IE)
  • Firefox (Mozilla Firefox)
  • Chrome (Chrome)
  • Safari (Safari)
  • Microsoft Edge

Documentazione tecnica

La documentazione tecnica è accessibile attraverso un link riservato accessibile con credenziali specifiche e descrive l'architettura della Suite e le macro funzionalità messe a disposizione. Dall'interfaccia utente è possibile accedere al SUM (Software User Manual) di prodotto disponibile in formato PDF.

Formati in cui è disponibile la documentazione tecnica (Selezionare una o più voci dall'elenco)

  • Disponibile e navigabile su Web (https://www.itconsult.it/area-clienti-e-partner/download/Manuali/Forms/AllItems.aspx)
  • Disponibile in formato/i consultabile/i offline (PDF)

Elenco delle lingue in cui è disponibile la documentazione

  • Italiano

API di tipo REST/SOAP disponibili per il servizio

  • E' disponibile l'endpoint SOAP (https://josharchivewebservice.azurewebsites.net/josharchivewebservice.asmx)
  • Sono presenti meccanismi di autenticazione per le API (ID applicazione chiamante autorizzato + username/password)
  • Viene fornita la documentazione delle API in formato Web (https://www.itconsult.it/area-clienti-e-partner/download/Manuali/Forms/AllItems.aspx)
  • Viene fornita la documentazione delle API in altri formati (PDF)

Funzionalità invocabili tramite API e funzionalità che non sono accessibili via API

Le API SOAP/REST consentono la gestione delle principali funzionalità di base del software, comprese le istruzioni per l’invio in Conservazione. L’elenco è troppo ampio perché possa essere elencato in questo ambito (oltre 50 metodi). Fra questi si possono citare ad esempio: - Barcode_GenerateOnTheFly - DocumentoElaborato_GetUrl - UpdateDocument_GetDocuments Non ci sono funzionalità non accessibili attraverso le API

Specificare le piattaforme abilitanti supportate dal servizio

  • Altro (specificare) (NA)

Elenco di procedure per garantire la reversibilità del servizio SaaS.

  • Il cliente attiva la procedura di dismissione inviando una mail PEC all’indirizzo itconsult@legalmail.it . Per confermare l’avvio delle attività di dismissione verrà inviata da it Consult, con lo stesso mezzo, la comunicazione ufficiale di disattivazione. A decorrere dall’invio di conferma della procedura decorrono 30 giorni di tempo per compiere la disattivazione. Entro 30 giorni dalla richiesta sarà pianificata la data effettiva di disattivazione, al momento della disattivazione il reparto tecnico effettuerà un backup completo della base dati che sarà messa a disposizione del cliente. Il formato dei documenti non sarà modificato rispetto al quello memorizzato in origine da parte del cliente. Trascorsi 30 giorni dalla data effettiva di disattivazione saranno definitivamente cancellate le copie di backup dei dati e la disattivazione degli account utente. Il cliente ha facoltà di imporre la definitiva cancellazione anche in modo anticipato, ma in ogni caso in data successiva alla consegna dei backup prodotti. Anche tale richiesta deve essere inviata via PEC al medesimo indirizzo. Un eventuale procedura di dismissione può essere interrotta comunicando via PEC fino a 48 ore prima della data effettiva di disattivazione.

Scalabilità del servizio

  • E' prevista la scalabilità del servizio:
  • La scalabilità del servizio è di tipo automatico: No

Modalità e condizioni previste per la scalabilità del servizio

La scalabilità del servizio viene operata in base a due possibili condizioni: -in conseguenza dell’attività di monitoraggio del servizio -in conseguenza di un ordine commerciale relativo alla richiesta di espansione del servizio da parte del Cliente

Strumenti di monitoraggio delle risorse a consumo associate al servizio, dei costi e della qualità del servizio

Disponibilità di pagina web con accesso profilato all'indirizzo https://billing.joshlive.net

Metriche e statistiche disponibili

Statistiche sul numero e sulla dimensione in KB dei documenti gestiti

Report disponibili

I consumi sono fruibili dall'indirizzo https://billing.joshlive.net. Ulteriori Report sugli SLA sono ottenibili su richiesta, e in particolare: - SLI1 Availability: La percentuale di tempo su base mensile in cui il servizio risulta essere accessibile e utilizzabile (Uptime) - SLI3 Maximum First Support Response Time: Il tempo massimo che intercorre tra la segnalazione di un inconveniente da parte del cliente e la risposta iniziale alla segnalazione da parte di it Consult

Livelli di servizio garantiti da dichiarare obbligatoriamente

  • Availability (in percentuale): 99.5
  • Maximum First Support Response Time (in minuti): 120

Monitoraggio dello stato del servizio e notifiche

  • E' disponibile il monitoraggio in tempo reale dello stato del servizio?: No
  • Sono disponibili delle notifiche via SMS/email per gli eventi di indisponibilità del servizio?: No

Controllo dell'Acquirente sulla gestione dei dati

  • L'Acquirente ha la possibilità di scegliere la localizzazione dei siti in cui verranno memorizzati e processati i dati?:
  • L'Acquirente ha a disposizione procedure per la cancellazione permanente dei dati?: No

Meccanismi di autenticazione degli utenti supportati

Autenticazione tramite AAD (Azure Active Directory)

Possibilità di configurazione/customizzazione dei meccanismi di autenticazione

No

Disponibilità di autenticazione a 2 fattori

No

Politiche di accesso alle informazioni in audit

  • In tempo reale: No
  • Differenziata tra utilizzatori e fornitore: No
  • Tempo minimo di conservazione delle informazioni di audit: NA
  • Tempo massimo di conservazione delle informazioni di audit: NA
  • Tempo minimo di conservazione dei log di servizio: NA
  • Tempo massimo di conservazione dei log di servizio: NA

Elementi che concorrono alla determinazione del prezzo (parametri)

Nome parametro Unità di misura Quantità minima
Parametro 1 Servizio Numero 1
Parametro 2 Tempo Mese 1

Prezzo base del servizio

  • Prezzo base in euro (in euro): 593.20
  • Eventuale costo di attivazione (in euro): NA

Altre condizioni

Il prezzo è in funzione dei MB elaborati. L'attivazione di diverse tipologie documentali è possibile in modalità self-service, ma è comunque disponibile uno specifico servizio di consulenza opzionale. Per ulteriori dettagli contattare l'Azienda a itc@itconsult.it

Esecuzione dei test OWASP

  • Le componenti che costituiscono il servizio SaaS sono state sottoposte ai test OWASP prima della loro immissione in produzione e successivamente su base periodica?:
  • Relativamente all'ultima esecuzione dei testi di cui alla "OWASP Testing Guide v.4" le componenti del servizio SaaS sono risultate esenti da vulnerabilità:

Tempistiche per la presa in carico e gestione delle segnalazioni

Per "ore" si intendono ore lavorative. Segnalazioni standard: presa in carico 2 ore, gestione 24 ore. Segnalazioni critiche: presa in carico 2 ore, gestione 8 ore.

Terms & Conditions

  • Dichiaro che non è occorso altro evento che abbia modificato il rispetto dei requisiti di cui all'allegato "A" alla presente circolare.